Cinc recomanacions per a executar un projecte de tecnologia en el temps i cost programat

Molt sovint, més freqüentment del que les empreses desitjarien, els projectes de tecnologia excedeixen en temps i cost l'originalment previst. Les conseqüències són per altres evidents: Ajustaments de pressupost en altres despeses i inversions, costos d'oportunitat, costos per deficiències operatives encara no eradicades, majors costos d'operació al resoldre deficiències, falles en el servei i suport a clients, i òbviament, desintegració en equips de treball, entre altres efectes negatius. En molts casos s'arriba fins a l'extrem d'una pèrdua total de la confiança de l'organització cap a l'equip de treball.

Sense aprofundir en les teories d'administració, la qual cosa ens duria a publicar una dotzena d'articles sobre aquesta matèria, vam desitjar presentar a vostès els elements que d'acord a la nostra experiència influïxen de manera important en les activitats de planeació, execució i control dintre del procés d'administració de projectes.

Les següents cinc recomanacions són accions concretes que vostè pot dur al cap per a mantenir l'execució del projecte dintre del temps i cost programat.

1. Definir clarament els objectius del projecte

No hi ha gens més saludable per a un projecte que la planeación conclogui amb una apropiada definició d'objectius i que aquests siguin donats a conèixer oportunament no només a l'equip de treball sinó a tots els integrants dintre de l'organització.

2. Comprometre a l'equip de treball en el projecte

Les bones intencions no són suficients durant la fase d'execució d'un projecte. Les persones involucrades han d'executar. Si algú és responsable de definir un procediment o una política, ho ha de fer en forma expedita. Hores de retard en l'execució de les activitats assignades signifiquen setmanes de retard en el projecte global.

3. Assignar i motivar a les persones clau

El projecte no requereix que vostè assigni tot el recurs humà que labora en la seva organització, requereix mes bé de persones clau amb coneixements sòlids sobre el seu negoci i de la tecnologia que està sent implementada. Aquestes persones clau haurien de ser motivades per a assolir els resultats esperats.

4. Identificar a temps possibles fonts de problemes

Pocs projectes s'executen sense que sorgeixin problemes en el camí. És molt important que el Gerent de Projecte detecti al més aviat possible aquells esforços que no estan sent encaminats a les fins del projecte i actuï en conseqüència. Això evitarà en bona amidada pèrdues d'esforç.

5. Negociar amb oportunitat i fermesa

No sempre assimilem, o en ocasions no acceptem, la nostra responsabilitat individual envers els objectius del projecte. Quan per una o altra raó no executem activitats que són part de la ruta crítica del projecte, el temps de durada del mateix es veurà seriosament afectat. El Gerent de Projecte ha de negociar oportunament i amb gran fermesa perquè l'execució d'activitats, en cas de desviacions, retorni al més aviat possible al programa originalment previst.

Com podrà vostè adonar-se, mantenir el projecte dintre del temps i cost programats en un inici demanda experiència per part de la gerència responsable del projecte. En resum, es requereix de compromís per part de l'equip de treball i habilitat de negociació per part del Gerent de Projecte. Sobre la base de la nostra experiència, aquests són els dos factors de major pes per a assolir els nostres objectius en projectes d'implementació de tecnologia en les empreses.

En el cas particular de projectes de desenvolupament de pàgines web, la producció de documents és una activitat en la qual es presenten problemes d'execució amb gran freqüència. És important que el Gerent del Projecte detecti durant les dues primeres setmanes de desenvolupament possibles problemes en la generació de documents i actuï en conseqüència aprofitant la seva habilitat de negociador.

Mantenir un projecte dintre del temps i cost programats té grans beneficis, no només financers i operatius, sinó també quant a la mútua confiança entre l'equip de treball responsable i l'organització.

Identifiqui a la seva gent clau i motivi'ls perquè junts assoleixin els resultats que la seva organització requereix per a tenir èxit en mercats avui dia tan competits.